Жіночі примхи

Інтернет журнал для жінок!

Правила ділового листування


Ділове спілкування ніколи не обходиться без ділового листування. Особливо таке ведення справ актуально при вирішенні негайних проблем в короткий терміни, а особиста зустріч не передбачається. Але іноді неправильне текстове і смислове оформлення листа може поставити під питання доцільність співпраці.

Ділове листування в сучасному світі є дуже важливим видом спілкування в середовищі комерційної та підприємницької діяльності. По суті, це листування в напівофіційному форматі серед підприємств різних галузей. Тим часом, діловий лист має бути написано бездоганно у всіх сенсах: від правопису та пунктуації до смислового навантаження. Пам'ятаєте, в шкільні роки вчителі часто говорили: «Щоденник, це ваше обличчя»? Так от, в ділових відносинах ваше обличчя
— це без сумнівів, ділова кореспонденція. А для того щоб воно виглядало бездоганно , слід ознайомитися,або навіть завчити правила ділового етикету при листуванні.

Основні правила ділового листування

Сучасна форма ділового спілкування склалася ще близько ста п'ятдесяти років тому в Англії. Саме звідти беруть свій початок правила етикету при складанні ділових листів. В ті часи, через недотримання правил кореспонденції у світовому співтоваристві ,деякі країни навіть втрачали свій авторитет і престиж. Тому ,писарі строго вивчали всі нововведення та приписи, щоб не помилитися при складанні ділового листа. І хоча сьогодні набагато легше дотримуватись правил орфографії і пунктуації завдяки глобальній комп'ютеризації, іноді можна зробити текст листа просто-напросто нечитабельним і незрозумілим. Тому ,робіть спілкування якомога простіше, але не переходите межу дозволеного. Якщо виклад всіх необхідних аспектів робить лист занадто перевантаженим термінами або просто з великим охопленням , краще напишіть ще одне звернення, що уточнює лист.

Оформіть його за, єдиною для всіх структурою:

  • Найменування відправника;
  • Дата написання;
  • Контактні дані адресата;
  • Вступ (коротко розкажіть про суть вашого звернення, вкажіть тему і мету листа. В ідеалі достатньо трьох-п'яти речень);
  • Основна частина, де слід викласти всі аспекти, які ви хочете обговорити;
  • Висновок (використовуйте в цій частині формулу ввічливості, тобто вираження ставлення до людини);
  • Контакти відправника;
  • Інші доповнення.

Основні правила правопису ділового листа 

  • При написанні ділового листа краще всього використовувати редактор тексту Microsoft Word.
  • Виберіть шрифт Times New Roman, 12-14 розмір і 1-2 пт міжрядковий інтервал, номер сторінки слід вказувати в нижньому правому куті. Як показує світова практика — це найоптимальніші текстові налаштування для написання ділового листа.
  • При відправленні роздрукованого примірника ,не забудьте використовувати фірмовий папір ,або хоча б логотип підприємства — це ваша візитна картка. Поставтеся до її оформлення дуже ретельно, адже таким нехитрим способом ви підкреслите свою авторитетність та індивідуальність.
  • При міжнародній листування складати лист найкраще англійською мовою ,як найбільш оптимальний варіант для всього світового співтовариства.
  • Обов'язково дотримуйтеся ділового тону, особливо не використовуйте просторіччя, адже в деяких випадках їх можуть розцінити ,як мовну агресію. Залежно від ступеня ваше ставлення до одержувача. Наприклад, «Шановний», «Поважний» або навіть «Дорогий».
  • Як можна більше розділяйте діловий лист на смислові абзаци, щоб зробити його якомога легшим для сприйняття. Користуйтеся правилом: перший і останній абзац не більш п'яти рядків, решта — менше восьми.
  • Ніколи в діловій кореспонденції: не скорочуйте слова, які йдуть разом із зверненням до адресата (наприклад, «нач. фірми.» замість «начальник фірми»; «.ша.» замість «шановний») не звертайтеся в діловому листуванні на «ти», це не просто некоректно, а навіть вульгарно;
  • Не вживайте двозначні фрази і неточності, також уникайте перевантаженості «професіоналізмом».
  • Наприкінці прописуйте подяки адресату, хоча б за те, що він прочитає вашу «творчість».
  • Після отримання відповіді згідно діловому етикету ви повинні відповісти протягом десяти днів, якщо лист писаний від руки ,якщо ж лист електронний — не більше ніж, через 48 годин.
  • Тому, якщо ви очікуєте відгуку на свою кореспонденцію, якомога частіше перевіряйте скриньку, щоб не прогледіти відповідь.

Як зробити діловий лист найбільш привабливим

Так, безсумнівно, по закінченню років, скільки існує кореспонденція, вже виробився стійкий ряд правил і норм етикету для написання ділового листа. Але, незважаючи на це, як показує досвід відомих дипломатів, зараз ефективність від написання ділової кореспонденції стала відходити від загальноприйнятих догматів. У зв'язку з цим виробилися нові правила ведення привабливою ділового листування.

 

Перше правило

  • «Тема». Перше, що кидається в очі, коли отримуєш лист — це його тема. Напевно, у кожного бувало, що отримавши на скриньку, лист з позначкою «Rе:», «Комерційна пропозиція» і т. п. ми просто закидали в папку спаму ,або взагалі видаляли. Також і кожен адресат комерційного листа, особливо при нестачі часу може закинути його «в смітник». Саме тому приділіть особливу увагу формулюванні теми. Наприклад, замість «Проблеми» можна написати розгорнуто «Проблеми доставки запчастин на СТО» або замість «Пропозиція про співпрацю» — «Пропозиція розробки спільної рекламної кампанії» та ін .Адресат, навіть не відкриваючи листа, повинен бути готовий до запропонованого вами потоку інформації та визначати з першого погляду: чи корисно читати лист,чи це марна трата часу.

     

     

Друге правило.

«Привітання». Могли б ви уявити собі, що сидите в розкішному кабінеті, аналізуєте, наприклад, бізнес-план, і тут до вас вривається підлеглий без «Здрастє-Досвіданія» ,кладе на стіл документи, розвертається і йде. Досить грубо, чи не так? Також сприймається і діловий лист, в якому немає вітання і особистого звернення. Тому намагайтеся завжди розташувати людину до себе при кореспонденції за допомогою ввічливого поводження: по імені-по батькові або просто по імені, враховуючи ваші міжособистісні відносини. Якщо такі дані вам невідомі, почніть лист з узагальнених слів. Чудово підійдуть звернення «Шановні колеги», «Шановні партнери», «Шановне керівництво компанії» та ін .Або просто почніть лист зі слів «Здрастуйте», або «Добрий день».

 

Третє правило.

    «Структура». Буде дуже до речі, якщо лист ви почнете з пояснення, де і як ви познайомилися ,або розпочали співпрацю. Це розташує людину до вас і стане додатковим важелем розташування до вас. Далі постарайтеся однією фразою сформулювати мету вашого листа. Якщо таких цілей багато, то краще розділити текст на дрібніші пропозиції, щоб зробити його доступним для сприйняття. Постарайтеся в першому абзаці викласти всю головну думку листа узагальненою фразою, адже початок тексту сприймається набагато краще, ніж будь-які інші його частини. Також,якщо у вас накопичилося до адресата дуже багато питань, розбийте їх по пунктах. Наприкінці листа висловіть надію на подальшу спільну роботу і вдячність до одержувача. І не забудьте залишити свої координати (ПІБ, назва компанії, посада та контакти).

Четверте правило

«Файли». Погодьтеся, набагато цікавіше співпрацювати з людиною, яка може розповісти про себе і свій роботі не тільки словесно, але і візуально керуючись лише діловим листуванням. Тому намагайтеся до ділового листа підготувати якусь навіть саму елементарну графічну презентацію. Багато часу на її виготовлення у вас не піде, зате який буде ефект. Також при додаванні файлів не забувайте правильно їх підписувати. Наприклад, замість «Резюме» правильно «Іванов І. І. Резюме на вакансію Журналіста ».

П'яте правило

«Все до місця». Уважно стежте за методами власного самовираження. Наприклад, іноді в ділових кореспонденціях зустрічаються навіть «смайлики». З точки зору того ж пошани до адресата, вони є недоречними і їх вживання може викликати у вашого адресата неприязнь при спілкуванні з вами. Також не використовуйте експресивні і пестливі вирази. При оформленні ділового листа, головне — не перестарайтеся з змістом його запам'ятовуванням , адже в пам'яті відкладається не тільки гарне, але і погане.

І накінець , рекомендуємо починати кореспонденцію тільки тоді, коли в цьому є нагальна необхідність.

Пам'ятайте, головне правило ділового світу — не витрачайте час даремно.


Будемо вдячні за оцінку.
Дуже поганоПоганоПосередньоДобреВідмінно (Оцінок немає)
Loading...

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься.

*