Жіночі примхи

Інтернет журнал для жінок!

Електронна пошта — засіб спілкування або пожирач часу?


Якщо ви працюєте в офісі, або працюєте на себе, або якщо ви взагалі працюєте, швидше за все, кожен свій день ви починаєте з того, що читаєте електронну пошту і відповідаєте на важливі листи.
Додайте сюди ще звернення до пошти кілька разів протягом дня, і ви отримаєте сумну статистику: кожен тиждень ми витрачаємо близько 12:00 на електронну пошту!
Це більше, ніж цілий робочий день і, як виявляється, не так вже необхідно.

По суті, електронна пошта — це унікальний і дуже корисний інструмент спілкування.
Найголовніше — вона не вимагає миттєвої відповіді, а значить (на відміну від, наприклад, телефону), не відволікає нас від роботи.
Може не відволікати.
Але оскільки професійний прокрастінатор читає пошту мало не кожні п'ять хвилин, вона перетворюється на ворога робочого часу.
Адже це ж так чудово, що можна між діловими листами відправити подружці посилання на модний журнал для дівчат , обговорити з мамою недільну вечерю і навіть черкнути пару слів Ларисі із сусіднього відділу!
Але саме в цьому і криється корінь усіх зол: за нешкідливими листами криються колосальні втрати робочого часу.

Отже, що ж робити, щоб витрачати менше часу на електронну пошту:

  • Звикніть читати пошту тільки 2 рази в день, наприклад, о 10:00 та о 15:00.
    Перевірте і ви побачите: цього цілком достатньо, щоб вчасно зреагувати на всі важливі повідомлення.
  • Відповідайте на листи негайно в двох випадках: якщо це дійсно щось термінове, або якщо на це буде потрібно не більше 2 хвилин.
    Все інше почекає до тих пір, поки у вас буде встановлене вами час для розбору пошти.
  • Намагайтеся писати коротко, чітко, ясно і по справі.
    Взагалі кажучи, такий стиль письма — ознака ясного розуму і логічного мислення, так що, вправляючись у лаконічних листах, ви вбиваєте двох зайців, відточуючи правильну ділову мову.
  • Щоб запобігти непотрібний потік зворотних листів з відповідями типу «ок», «все ясно» і т.д., використовуйте абревіатури FYI і NNTR, загальноприйняті в електронному листуванні:

FYI — For Your Information (рос. До Вашого відома).

NNTR — No need to reply (рос. Не вимагає відповіді).

  • Така абревіатура ставиться перед темою листа (там, де зазвичай ви бачите RE
    або FW) та дає співрозмвнику зрозуміти, що відповідь на нього не потрібно.
  • Намагайтеся не писати по дрібницях: якщо телефонний дзвінок займе 30 секунд, а написання листа 5 хвилин, вдамося до першого способу.


Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься.

*